Fachbeitrag · Prozessautomation

E-Rechnungspflicht: das Problem ist der Bestandsprozess

Die Frage, die in jeder Beratung zuerst gestellt wird, lautet: ZUGFeRD oder XRechnung? Es ist die falsche Frage. Beide Formate sind in einem Nachmittag verstanden. Was Monate kostet, ist der Weg, auf dem die Rechnung heute entsteht.

Wo die Fristen tatsächlich stehen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Diese Pflicht gilt bereits, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße. Ausgestellt werden müssen E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 von Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 von allen übrigen. Eine reine PDF-Rechnung gilt bis Ende 2026 noch als „sonstige Rechnung“ und nur mit Zustimmung des Empfängers.

Das klingt nach viel Zeit. Es ist keine, wenn man sieht, an wie vielen Stellen in einem gewachsenen Unternehmen Rechnungen entstehen.

Die vier Stellen, an denen es klemmt

1. Rechnungen entstehen an mehr Orten als gedacht

Im Warenwirtschaftssystem, klar. Aber auch: die Wartungspauschale aus einer Excel-Vorlage, die Gutschrift aus dem Shopsystem, die Projektabrechnung, die eine Kollegin in Word pflegt, weil das ERP diesen Fall nie konnte. Wer die Umstellung plant und nur das führende System betrachtet, plant an mindestens einem Drittel des Rechnungsvolumens vorbei. Die erste Aufgabe ist deshalb nicht technisch, sondern eine Inventur: Wer stellt hier eigentlich Rechnungen, womit, und wie viele?

2. Das ERP kann es – aber nicht für alles

Die meisten aktuellen ERP- und Buchhaltungssysteme erzeugen inzwischen ZUGFeRD oder XRechnung. Der Haken liegt in den Randfällen: Sammelrechnungen, Anzahlungen, Rechnungen mit Positionen ohne Artikelstamm, abweichende Rechnungsempfänger, Rabatte, die im Freitext stehen. Genau diese Fälle fallen bei der Validierung nach EN 16931 durch, und zwar erst dann, wenn jemand die Datei tatsächlich prüft. Wir empfehlen, früh einen Querschnitt echter Rechnungen durch eine Validierung zu schicken statt eines Musterbelegs.

3. Die Randfälle bleiben übrig

Für die Belege, die das führende System nicht abbilden kann, gibt es zwei Wege: den Prozess im ERP nachrüsten, oder das fertige PDF nachträglich in eine E-Rechnung überführen. Der zweite Weg ist unelegant, aber für kleine Mengen deutlich günstiger – das PDF bleibt optisch unverändert, die Rechnungsdaten werden als XML eingebettet. Wir haben dafür einen eigenen Dienst gebaut: pdf-zugferd.de liest die Daten aus einem bestehenden Rechnungs-PDF aus, legt sie zur Prüfung vor und erzeugt daraus eine nach EN 16931 validierte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei. Für Kanzleien und Vielnutzer gibt es eine Stapelverarbeitung, und die reine Prüfung einer E-Rechnung kostet nichts.

4. Der Empfang wird vergessen

Die Ausstellungspflicht steht in jeder Präsentation, die Empfangspflicht in keiner – obwohl sie seit 2025 gilt und alle betrifft. Es reicht ein E-Mail-Postfach, das E-Rechnungen entgegennimmt. Was nicht reicht: das XML ausdrucken und das Papier ablegen. Nach GoBD ist die XML-Datei das Original und muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Wer bisher PDFs in einem Ordner sammelt, hat hier eine Lücke, die im Zweifel bei der Betriebsprüfung auffällt.

Eine Reihenfolge, die sich bewährt hat

1. Inventur. Alle Rechnungsquellen auflisten, mit Stückzahl pro Jahr. Ohne diese Liste plant man ins Blaue.
2. Empfang zuerst. Er gilt schon, ist in einem Tag erledigt und niemand kann ihn aufschieben.
3. Echte Belege validieren, nicht Musterbelege. Der Querschnitt zeigt, welche Randfälle es wirklich gibt.
4. Hauptvolumen im führenden System abbilden – das ist der Löwenanteil und der stabilste Weg.
5. Rest pragmatisch lösen. Für die letzten fünf Prozent lohnt kein Projekt.
6. Archivierung klären, bevor die erste E-Rechnung eingeht. Nachträglich ist es teurer.

Was das mit Prozessautomation zu tun hat

Die E-Rechnungspflicht ist im Kern kein Steuerthema, sondern ein Datenthema. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt eine Maschine lesen muss – und Maschinen verzeihen nichts. Unvollständige Adressen, fehlende Steuersätze, Positionen ohne Einheit: All das war im PDF unsichtbar und fällt jetzt auf. Insofern ist die Umstellung dieselbe Übung wie jede andere Automatisierung. Sie legt offen, was in den Stammdaten seit Jahren nicht stimmt.

Wer das als Anlass nimmt, statt als Pflicht, hat hinterher mehr als eine gültige Rechnung.

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