Rechnungen so flexibel wie Ihre Projekte – nach Stunden, Produkten, Pauschalen oder gemischt. Mit Zeitnachweisen, mehreren Geschäftsbereichen und E-Rechnung direkt aus dem System. Ohne die Schwerfälligkeit eines großen ERP.
Für Unternehmen, deren Rechnungen nicht in ein Standardschema passen – und die trotzdem kein großes ERP-Projekt starten wollen.
Sie rechnen nach Stunden ab und brauchen den Zeitnachweis als Beleg für den Kunden.
Ein System für mehrere Geschäftsbereiche – jeweils mit eigenem Nummernkreis, Bankverbindung und Texten.
Gemischte Steuersätze, Reverse-Charge, Pauschalen und Provisionen – ohne Excel-Akrobatik.
E-Rechnungen direkt erzeugen, ohne dafür ein großes ERP einzuführen.
Der typische Ablauf in vier Schritten – automatisiert, wo es hilft, und mit Ihrer Freigabe, wo es zählt.
Stunden im Zeitnachweis sammeln – nach Kategorien oder Personen – und intern freigeben. Die Budget-Ampel zeigt, wie viel vom Auftrag verbraucht ist.
Aus dem freigegebenen Zeitnachweis entsteht ein Rechnungsvorschlag nach der Abrechnungsart des Projekts. Jede Position bleibt frei editierbar.
Mit dem Festschreiben wird die fortlaufende Rechnungsnummer vergeben. Versand per E-Mail als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung – der Zeitnachweis liegt automatisch bei.
Belege gehen per Upload-Mail an DATEV Unternehmen online. Buchhaltung und Zahlungsabgleich bleiben beim Steuerberater.
Das Dashboard zeigt seit Jahresbeginn, wo Sie stehen: Umsatz, Marge und die Entwicklung je Geschäftsbereich – direkt aus den festgeschriebenen Belegen, ohne Export und ohne Excel.
Brutto aus festgeschriebenen Rechnungen und Eingangsgutschriften – dazu der laufende Monat, der Vormonat und die letzten sechs Monate als Balken.
Netto abzüglich der je Rechnung erfassten Kosten, in Euro und Prozent. Dazu die Kosten seit Jahresbeginn und die Marge je Monat.
Alle Geschäftsbereiche im direkten Vergleich, sortiert nach Umsatz. Fahren Sie mit der Maus über die Balken für die Details.
Umsatz und Marge sehen nur Admins und die Buchhaltung – jeweils für die freigeschalteten Geschäftsbereiche. Alle Zahlen sind Beispieldaten.
Entstanden aus der eigenen Abrechnungspraxis – mit den Sonderfällen, die echte Projekte mit sich bringen.
Stunden, Produkte, Pauschalen, Provisionen oder Mengenblöcke mit Zwischensummen – frei kombinierbar in einer Rechnung. Artikelstamm und Freitext, Positionen auch per Excel-Import.
Erfassung nach Kategorien oder Personen, interne Freigabe und Budget-Ampel. Die KI liest Stunden aus externen Zeitnachweis-PDFs aus und korrigiert auf Knopfdruck Rechtschreibung und Grammatik der Tätigkeitstexte.
ZUGFeRD als Hybrid-PDF für Geschäftskunden, XRechnung für öffentliche Auftraggeber inklusive Leitweg-ID – beides nach EN 16931 aus demselben Datensatz.
Mehrere Steuersätze in einer Rechnung mit getrennter Ausweisung. Reverse-Charge, innergemeinschaftliche und nicht steuerbare Leistungen mit passendem Hinweistext.
Rechnungsnummern werden erst beim Festschreiben vergeben – fortlaufend und je Geschäftsbereich. Verworfene Entwürfe hinterlassen keine Lücken, gelöscht werden können nur Entwürfe. Festgeschriebene Belege sind unveränderbar.
Mehrere Firmen oder Marken unter einem Dach, je Bereich mit eigenem Nummernkreis, Bankverbindung und Standardtexten. Das Dashboard zeigt Umsatz und Marge je Bereich.
E-Mail-Versand mit CC/BCC, frei wählbaren PDF-Anhängen und Versandprotokoll. Öffentliche Beleg-Links mit Ablaufdatum und Zugriffsprotokoll – ohne Kunden-Login.
Rechnungen und Eingangsgutschriften gehen per Upload-Mail an DATEV Unternehmen online, inklusive Original-PDF. Kein Export, kein Hochladen von Hand.
Per REST-API legt etwa ein Onlineshop Rechnungen automatisch an. Über einen MCP-Server fragen KI-Assistenten wie Claude Belege und offene Posten ab – nur lesend, je Nutzer freigeschaltet und mit Not-Aus.
S4U-ERP ist kein Alleskönner. Es kümmert sich um Rechnungen, Belege und Zeitnachweise – und übergibt den Rest an die Systeme, die dafür gemacht sind.
Sie möchten Ihr bestehendes Rechnungsprogramm behalten? Dann wandelt pdf-zugferd.de Ihre vorhandenen Rechnungs-PDFs in E-Rechnungen um. Hintergründe zur Umstellung im Fachbeitrag E-Rechnungspflicht: das Problem ist der Bestandsprozess.
Sie bekommen kein Softwarepaket zum Selbstinstallieren, sondern ein laufendes System – eingerichtet auf Ihre Abläufe.
Jeder Kunde erhält ein eigenes System mit eigener Datenbank – keine geteilte Plattform.
Betrieb auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum.
Wir richten Stammdaten, Logo, Nummernkreise und Abrechnungsarten ein – und ergänzen Sonderfälle bei Bedarf.
Wartung und Weiterentwicklung aus einer Hand – von dem Team, das das System selbst entwickelt hat.
Wir rechnen selbst mit S4U-ERP ab. Das System ist im Alltag der S4U GmbH entstanden – mit Stundenabrechnungen, Provisionen, öffentlichen Auftraggebern und mehreren Geschäftsbereichen.
Wir zeigen Ihnen das System mit Beispieldaten – per Telefon und Bildschirmfreigabe. Der Preis richtet sich nach Umfang und Anpassungen; ein Angebot erhalten Sie nach dem ersten Gespräch.